Главная » Спецвыпуск » Под колпаком

Под колпаком

Начальнику службы безопасности приходится контролировать добросовестность не только партнеров и контрагентов фирмы, но и ее собственных сотрудников. При этом он должен сохранять с «подозреваемыми» нормальные рабочие отношения. О некоторых моментах работы службы безопасности (СБ) коммерческой фирмы «Континенту Сибирь» рассказал начальник СБ крупной торговой компании АЛЕКСЕЙ НИКОЛАЕВ.

Исходная ситуация такова: существует коммерческая структура, владельцы которой хотят быть уверены, что, во-первых, у них не воруют, и во-вторых, фирма защищена во взаимоотношениях с государством.

Таким образом, первая задача службы безопасности — вместе с бухгалтерией, финансовым отделом, юристами максимально снизить риск возникновения конфликта с проверяющими органами, партнерами или собственными сотрудниками.

Для этого начальнику СБ вовсе не обязательно быть специалистом по экономике, финансам или праву. Его главное умение — общаться и устанавливать контакты. Топ-менеджеров чаще всего вполне устраивает контролируемый хаос в документах, потому что это, с одной стороны, создает иллюзию их незаменимости, с другой — помогает скрывать собственные мелкие и крупные прегрешения. Кстати, отсюда вытекает один из ключевых моментов в организации деятельности СБ — она работает в интересах владельцев компании, и начальник СБ обязательно должен быть подотчетен напрямую владельцам и независим от наемного директора, которого тоже приходится контролировать. Главное — делать это деликатно, ненавязчиво, чтобы не помешать выполнению служебных обязанностей и не испортить нормальный психологический климат в коллективе.

Доверяй, но проверяй

Фирма обязательно должна быть уверена в своих сотрудниках, особенно занимающих ключевые должности. В Новосибирске у начальников СБ существует негласное правило делиться друг с другом информацией по «черному списку» неплательщиков и проворовавшихся сотрудников.

Одна из самых сложных категорий персонала — работники склада и экспедиторы. Они должны знать, что их постоянно контролируют. Во-первых, работа склада и экспедиторской службы должна быть построена таким образом, чтобы всегда можно было проследить путь каждой коробки с товаром. В нашей компании дополнительно установлена система видеонаблюдения с записью на компьютер. Особое внимание уделяется зонам набора и упаковки. Достаточно широко практикуется досмотр сотрудников при выходе (у женщин проверяются только сумки), хотя это и не слишком законно. Тут главное — соблюдать иллюзию доброй воли проверяемых, как в аэропорту. Машины экспедиторов регулярно досматриваются на маршруте. Представитель СБ проверяет наличие товара и всех необходимых документов. Торговых представителей проверяют в основном по документам — когда был оплачен товар и когда реально поступили деньги. Если все сходится, торговый представитель даже не узнает, что его проверили.

Начальник СБ должен знать финансовые потоки фирмы — какие средства в каком виде по каким каналам поступают, как они расходуются. Например, во многих фирмах значительные средства тратятся на покупку оргтехники, мебели и так далее. Для нечестных администраторов здесь открываются колоссальные возможности набить карман. Рецепт здесь простой — тщательный контроль всей финансовой документации и разработка особой процедуры крупных покупок. Например, если предполагается какая-то покупка на сумму сверх определенного лимита, можно обязать администратора обосновать, почему он выбрал именно этого поставщика, выяснить, какие условия по ценам и срокам предлагают конкуренты.

«Жучки» не обязательны

Некоторые компании для наблюдения за персоналом активно используют технические средства — видеокамеры, разные прослушивающие устройства. Фактически это незаконно, хотя иногда бывает довольно эффективно. Но я лично против «прослушек». В курилке или на корпоративной вечеринке можно больше узнать о том, что творится в офисе. Кто собирается увольняться, кто затеял дорогостоящий ремонт и так далее.

При этом в принципе нужно бороться с излишней болтливостью сотрудников. Наше руководство время от времени заставляет сотрудников «чистить столы» — на них не должно валяться ничего лишнего. То же самое принтер — люди часто забывают распечатки важных документов. Например, мы попросили одного из программистов подумать, как вскрыть нашу программу, чтобы совершить хищение товара. Программист нашел аж девять способов, послал два экземпляра на печать, чтобы показать руководству, и забыл. А потом весь офис читал…

Расстанемся друзьями

Отдельная тема — увольнение сотрудников. Во-первых, чтобы облегчить расставание с сотрудниками, недостаточно предусмотреть в трудовом договоре возможность увольнения за профнепригодность или нанесенный материальный ущерб. Нужны очень четкие должностные инструкции, за нарушение которых можно спрашивать с сотрудника.

Во-вторых, если увольняется опытный информированный сотрудник, есть высокая вероятность, что он попытается взять с собой документы, представляющие коммерческую тайну фирмы. В нашей компании в трудовом договоре есть пункт о том, что все документы, разрабатываемые внутри фирмы, являются ее собственностью, но это не всегда останавливает людей. Поэтому вопрос расставания с ключевыми специалистами обязательно обсуждается с начальником СБ, и обязательно в таких случаях принимаются меры предосторожности: ограничение доступа к каким-то документам, отключение компьютера от Интернета и тому подобное. Здесь нужно работать в контакте с хорошим системным администратором.

Но вообще, лучше расставаться с людьми по-хорошему. Даже если инициатива увольнения исходит от компании, всегда лучше договориться об уходе по собственному желанию.

Верните долги наши

Наконец, работа с клиентами и партнерами фирмы. Здесь практически невозможно работать без взаимодействия с бухгалтерией и коммерческим отделом.

Вообще, больше половины клиентов возвращают долг сразу, достаточно в течение недели несколько раз позвонить. Но иногда действительно приходится поездить. Процесс работы с дебиторами — один из самых творческих, хотя и не самых приятных. Если человек не хочет платить, законным способом заставить его практически невозможно. Поэтому приходится ходить, сидеть, уговаривать, предоставлять рассрочку

Я считаю, что служба безопасности должна быть замотивирована возвращать деньги, тогда ее работа будет более эффективной. К тому же это довольно хлопотный процесс. Иногда приходится собирать дополнительную информацию о клиенте: что у него на самом деле есть, какой подход к нему выбрать.

Сейчас, когда многие магазины и даже банки кредитуют клиентов чуть ли не по предъявлению паспорта, во многих фирмах практикуется такая схема: клиент-дебитор идет в «Эльдорадо» или «Сибвез», покупает бытовую технику с рассрочкой платежа, передает ее в фирму и ему зачитывается погашение долга. Такая же схема работает и с банками, которые выдают экспресс-кредиты. Это не очень красивый, но вполне законный способ сократить дебиторскую задолженность.

Еще один вполне законный способ, который работает в отношении частных предпринимателей, — подать на должника в суд, получить исполнительный лист и оставить дело в «подвешенном» состоянии. Рано или поздно предпринимателю понадобится взять кредит или выехать за границу, но если на него имеется исполнительный лист, ему не дадут ни кредит, ни загранпаспорт. Тогда уже можно диктовать ему свои условия.

Эльмира ВЕСЕЛОВА


Comments are closed.

Так же в номере